טיפים ורעיונות לבחירת אולם כנסים בהתאמה מושלמת לאירוע

מנהלי משאבי אנוש, סמנכ"ליות שיווק ובעלי תפקידים נוספים בארגון, נדרשים לא אחת למשימות הפקת כנסי לקוחות, כנסים שיווקיים, הרצאות עסקיות וכיו"ב. תהליך הבחירה של אולם כנסים נשען על שני מרכיבים עיקריים מהם נגזרים שאר הצרכים והשיקולים: 1. מיקום 2. גודל בכוונתנו להתייחס בנפרד לכל אחד ממרכיבים אלה ולבחון את סל השיקולים הרלוונטיים עליהם יש לתת את הדעת בבחירת אולם כנסים מוצלח לקיום אירוע.
אולם כנסים

השפעת המיקום על בחירת אולם כנסים

לא רק בנדל"ן המיקום הוא ערך עליון, אלא גם בקיום אירועים וכנסים, כשהאלמנט המשמעותי ביותר הוא נגישות לקהל המשתתפים בכנס. לדוגמא, קיום כנס משתחררים מצה"ל, סטודנטים או כל כנס עם קהל יעד צעיר (שלרוב לא מחזיק ברכב), חשוב לקיים באולם עם נגישות גבוהה לתחבורה ציבורית – אוטובוסים או רכבות. לעומת זאת, לכנס שקהל היעד שלו בוגר ומבוסס יותר רצוי לבחור אולם כנסים עם מתחם חנייה מרווח ונוח, המכיל את כלל הרכבים.

שיקול נוסף שיש לקחת בחשבון בבחירת אולם כנסים, הוא המיקום הגיאוגרפי שלו. רצוי שגם אם מדובר בהגעה עצמאית וגם אם מדובר בהגעה באמצעות תחבורה ציבורית, טווח הנסיעה לא יעלה על שעה. אזי משתתפי הכנס אמנם ייהנו מהתכנים, מהחברה ומהאווירה הכללית בכנס, אבל הם יישארו עם "טעם רע בפה" בגלל נסיעה ארוכה או פקקים מתישים.

איך יודעים אם לבחור אולם כנסים גדול או קטן?

התשובה לשאלה הזו תלויה באופן ניכר באופי האירוע ( ולא רק בכמות המשתתפים כפי שניתן ודאי לשער).  יש כנסים, שאפילו שאינם מיועדים לקהל גדול, מצריכים שטח נרחב. לדוגמא, כנס בנושא "שיעורי יוגה בישראל", שחלק מהתכנים בו כוללים גם שיעורי יוגה, יצריך חלל מרווח מאוד גם אם מספר המשתתפים אינו גדול.

בדומה, לכך, כנס שיווקי בתחום הנדל"ן לדוגמא, שבו מנהל השיווק מעוניין לייצר תחושת ביקוש גדולה בקרב הלקוחות הפוטנציאליים שיגיעו לכנס, יבחר דווקא באולם קטן יותר, גם אם הוא צופה קהל גדול.

לסיכום, אחרי שהוגדרו הצרכים המרכזיים מאולם הכנסים שישמש לאירוע, נותר "רק" ליצוק לתוכו את התוכן: על ידי עיצוב ותכנון החלל בהתאם לסוג האירוע המתוכנן, בחירת הסגנון המוסיקלי שילווה אותו, שילוב שילוט הכוונה ומיתוג, קייטרינג מתאים וכיו"ב.

שיתוף ב facebook
Facebook
שיתוף ב google
Google+
שיתוף ב twitter
Twitter
שיתוף ב linkedin
LinkedIn
שיתוף ב pinterest
Pinterest